De situatie
Een landelijke zorginstelling voor mensen met een verstandelijke beperking werkte op tientallen locaties verspreid door Nederland, met in totaal ruim 2.000 medewerkers. De bestandsopslag was volledig op locatie ingericht: iedere vestiging had een eigen NAS of fileserver, met weinig centrale sturing. Dit leidde tot inconsistente mappenstructuren, onheldere permissies en moeite bij het samenwerken tussen locaties.
De organisatie had al een M365-licentie maar gebruikte SharePoint en OneDrive nauwelijks. Teams werd incidenteel ingezet maar zonder structuur. De opdracht: maak de overstap naar een cloudfirst bestandsbeheer volledig, zodat medewerkers van elke locatie veilig en eenvoudig bij de juiste documenten kunnen.
De aanpak
De aanpak combineerde technische migratie met organisatorische verandering — want een technisch correcte migratie is zinloos als medewerkers het nieuwe systeem niet vinden of niet begrijpen.
Governance-ontwerp: Samen met de informatiebeheerder en een aantal locatiemanagers is een SharePoint-architectuur ontworpen die aansluit bij de organisatiestructuur: een centrale hub voor beleid, nieuws en shared resources, een teamsite per regio en een persoonlijke OneDrive per medewerker als vervanging van de H-schijf. Naamgevingsconventies, eigenaarschapsverantwoordelijkheden en retentiebeleid zijn vastgelegd in een beheerhandboek.
Migratie: Via ShareGate zijn de NAS-schijven per locatie gemigreerd naar de bijbehorende SharePoint-sites. Permissies zijn opgeschoond: erfenissen uit het fileserver-tijdperk (iedereen-full-control-op-alles) zijn vervangen door een rolgebaseerd model. Persoonsgegevens zijn voorzien van gevoeligheidslabels en een striktere toegangscontrole.
Adoptietraject: Per regio is een korte kickoff gehouden voor locatiemanagers en de informele 'digitale koplopers' per locatie. Zij zijn getraind als aanspreekpunt voor collega's. Ondersteunend materiaal is gemaakt in de huisstijl van de organisatie: quickstart-cards, een FAQ en twee korte walkthrough-video's voor SharePoint en OneDrive. In de eerste vier weken na de cutover was een chatkanaal beschikbaar voor vragen van medewerkers.
Het resultaat
Alle 40+ locaties draaien nu op SharePoint Online en OneDrive. De lokale fileservers zijn buiten gebruik gesteld. De samenwerking tussen locaties is zichtbaar verbeterd: shared documenten worden nu vanuit Teams-kanalen geopend in plaats van per mail als bijlage verstuurd.
Het governance-framework heeft de organisatie ook geholpen bij haar eerste Informatiebeveiliging-audit: de mapping van informatiecategorieën naar gevoeligheidslabels en toegangscontroles kon direct als bewijs worden ingebracht.
Waarom dit werkte
De adoptie was het meest kritische onderdeel. Een migratie naar SharePoint is technisch eenvoudig; mensen mee krijgen is moeilijker. Door te investeren in lokale koplopers — mensen die hun collega's kennen en in de eigen taal uitleggen wat er verandert — is de weerstand aanzienlijk lager gebleven dan bij vergelijkbare trajecten waar adoptie als bijzaak werd behandeld. De combinatie van goed governance-ontwerp en gerichte mensgerichte communicatie is de kern van het succes.