De situatie
Een groot ziekenhuis in de regio Haaglanden draaide op een hybride on-premises Exchange-infrastructuur met ruim 9.000 gebruikers. De omgeving bestond naast reguliere medewerkersaccounts uit honderden shared mailboxen voor afdelingen, polikliniek-inboxen en gedeelde agenda's voor OK-planningen. De Exchange-versie was aan het einde van de supportlevenscyclus en de kosten van het in stand houden van de on-premises mailinfrastructuur namen jaar op jaar toe.
Bijzonderheid van de zorgcontext: continuïteit is geen wens maar een vereiste. Elke cutover moet worden gecoördineerd met plantafels, ICT-leveranciers, medische applicaties en zorglogistiek. De organisatie beschikte over een extern werkplekbeheer-partij, waarmee intensief werd samengewerkt.
De aanpak
Als Tech Lead Consultant was ik verantwoordelijk voor de migratiestrategie, architectuurkaders en coördinatie met de externe leveranciers. De aanpak bestond uit vier parallelle sporen.
Exchange Online migratie: De mailboxen zijn in twee methoden gemigreerd afhankelijk van type en omvang. Grote mailboxen zijn via een Remote Mailbox Move gefaseerd gesynchroniseerd in de weken voor de cutover; de overige via een BitTitan big bang-migratie per afdeling. De Exchange-omgeving is geüpgraded naar Exchange Subscription Edition om de hybride coëxistentie te borgen en de infrastructuur compliant te houden gedurende de migratieperiode.
Hybride identity: Entra Connect (AAD Connect) is ingericht voor hybride identiteitsbeheer. Conditional Access policies zijn in overleg met de security-afdeling opgesteld, afgestemd op de zorgcontext (rol-gebaseerde toegang, apparaatcompliance als vereiste voor gevoelige toepassingen).
Intune uitrol zorgapparatuur: Intune is uitgerold voor Windows-laptops en iOS-apparaten (MAM). SCEPman-certificaten zijn geconfigureerd voor veilige Wi-Fi-authenticatie. Autopilot is ingericht voor zero-touch onboarding van nieuwe apparaten. Apple Business Manager is gekoppeld voor iOS-beheer.
Datamigratie en Teams Rooms: G- en H-schijven zijn gemigreerd naar SharePoint, Teams en OneDrive via ShareGate. Zoom Rooms zijn omgezet naar Microsoft Teams Rooms. Zorgmail (een specifiek zorgcommunicatieplatform) is gemigreerd naar Exchange Online.
Tenant-to-tenant migratie: Een nevenvestiging is als apart spoor volledig gemigreerd: Exchange Online, SharePoint, Teams en OneDrive — inclusief permissiebehoud en versiebeheer.
Het resultaat
De on-premises Exchange-infrastructuur is volledig buiten gebruik gesteld. Alle 9.000+ mailboxen draaien nu op Exchange Online, met mailbeveiliging via Microsoft Defender for Office 365 (DKIM, SPF, DMARC, DLP). Medewerkers merken nauwelijks verschil in hun dagelijkse werking; de agenda's, shared mailboxen en Teams-kanalen zijn intact gemigreerd.
De Intune-uitrol heeft het apparaatbeheer sterk vereenvoudigd: nieuwe medewerkers ontvangen een Autopilot-geconfigureerd apparaat dat zich bij eerste inlog automatisch inricht. De Wi-Fi-authenticatie via SCEPman-certificaten vervangt het eerder kwetsbare wachtwoordgebaseerde Wi-Fi-beleid.
Waarom dit werkte
In een zorgomgeving is het communicatietraject minstens zo complex als het technische traject. Per afdeling is een migratiedatum vastgesteld in overleg met het afdelingshoofd en de plantafel. Cutovers zijn zonder uitzondering buiten zorguren gepland. Het governance-framework — inclusief naamgevingsconventies, retentiebeleid en conditional access-baseline — is schriftelijk overgedragen aan het beheerteam, zodat de organisatie zelfstandig verder kan na de projectfase.