Het licentieprobleem bij MKB
Microsoft 365 is een abonnementsdienst, en abonnementen zijn makkelijker op te schalen dan af te bouwen. In de praktijk zien we bij bijna elke organisatie die we binnenkomen een combinatie van drie problemen.
Te hoge tier voor het gebruik. Iedereen zit op Business Premium, maar de helft van de medewerkers gebruikt alleen e-mail en Teams. De geavanceerde Intune-features, Defender for Business en de PowerBI-licentie die bij Premium zijn inbegrepen worden niet gebruikt. Business Basic of Standard had gekund voor die groep.
Inactieve licenties. Ex-medewerkers waarvan het account is uitgeschakeld maar de licentie niet is verwijderd. Shared mailboxen met een gebruikerslicentie terwijl ze gratis zijn bij meer dan 50 GB. Accounts voor stagaires of tijdelijke krachten die allang weg zijn.
Overlap met derde producten. Een los Zoom-abonnement naast Teams. Dropbox naast OneDrive. Adobe Acrobat naast de PDF-functionaliteit die al in M365 zit. Elke overlaplicentie kost twee keer.
Hoe een licentiereview werkt
Een licentiereview begint met data. Via de Microsoft 365 admin center (of via de Graph API voor meer detail) haal je op: welke licenties zijn toegewezen, wanneer zijn ze voor het laatst actief gebruikt, welke services binnen de licentie worden daadwerkelijk gebruikt.
Microsoft heeft hiervoor de Usage Reports in het admin center en de Microsoft 365 Usage Analytics in PowerBI. Die laten per dienst (Exchange, Teams, SharePoint, OneDrive) zien hoeveel procent van de gelicentieerde gebruikers de dienst daadwerkelijk actief gebruikt, en met welke intensiteit.
Op basis hiervan kun je gebruikers segmenteren:
- Zware gebruikers die Teams, SharePoint, Intune en Defender allemaal gebruiken — Business Premium is gerechtvaardigd.
- Lichte gebruikers die alleen e-mail en basis-Teams doen — Business Basic of Standard volstaat.
- Externe medewerkers of parttime krachten — M365 Business Basic of zelfs een Microsoft 365 F-licentie (frontliner) kan voldoende zijn.
- Inactieve accounts — uitschakelen en licentie verwijderen.
Gedeelde mailboxen: een veelgemiste besparing
Een shared mailbox in Exchange Online heeft geen eigen aanmeldrecht en heeft daarmee geen gebruikerslicentie nodig, zolang de mailbox kleiner is dan 50 GB. Toch zien we regelmatig shared mailboxen met een volledige Business Premium-licentie toegewezen. Dat is honderden euro's per jaar voor een mailbox die niemand direct op inlogt.
Controleer alle shared mailboxen in je omgeving en verwijder de gebruikerslicenties. Zet waar nodig auto-expandable archiving aan zodat de 50 GB-grens niet het probleem wordt.
Licentietiers in het M365 Business-segment
Voor MKB zijn dit de relevante tiers:
Microsoft 365 Business Basic (€6/user/maand): E-mail, Teams, OneDrive, SharePoint, webversies van Office-apps. Geen desktopapplicaties. Geschikt voor lichte gebruikers die voornamelijk in de browser werken.
Microsoft 365 Business Standard (€12,50/user/maand): Alles uit Basic plus desktopapps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en aanvullende Teams-functionaliteit. De meest gangbare keuze voor gemiddelde gebruikers.
Microsoft 365 Business Premium (€22/user/maand): Alles uit Standard plus Intune (werkplekbeheer), Microsoft Defender for Business (endpoint security), Entra ID P1 (Conditional Access, groepsbeleid), Azure Information Protection en meer. De juiste keuze als je ook werkplekbeheer en security wilt centraliseren via M365.
Microsoft 365 F3 (€8/user/maand, frontliner): Speciaal voor medewerkers zonder vaste werkplek. E-mail via webinterface, Teams mobile, SharePoint. Geschikt voor productiemedewerkers, magazijnmedewerkers of zorgmedewerkers die voornamelijk op mobiel werken.
Praktische aanpak in drie stappen
Stap 1 — Pull de usage data. Ga naar het admin center → Rapporten → Gebruik. Exporteer de activity reports voor Exchange, Teams en SharePoint. Markeer alle gebruikers die in de afgelopen 30 dagen geen activiteit hadden in één of meer diensten.
Stap 2 — Segmenteer gebruikers. Bepaal per segment welke licentie past bij het daadwerkelijke gebruik. Betrek afdelingshoofden bij de beslissing — IT weet wat technisch kan, de business weet welke medewerkers welke tools nodig hebben.
Stap 3 — Faseer de downgrade. Wijzig licenties niet in bulk op één dag. Doe het per afdeling, communiceer van tevoren wat er verandert (verlies van desktopapps bij downgrade naar Basic, bijvoorbeeld), en monitor de eerste twee weken op helpdeskvragen.
Wat het oplevert
Bij een organisatie van 100 medewerkers waarbij 35 medewerkers kunnen worden verlaagd van Business Premium naar Business Standard, 10 van Standard naar Basic, en 8 inactieve licenties kunnen worden verwijderd, levert dat een besparing op van ruwweg €400–600 per maand — structureel, elk jaar.
Dat is exclusief de besparing op overlappende externe tools die kunnen worden afgebouwd zodra de M365-functionaliteit volledig benut wordt.
Wil je weten hoeveel jouw organisatie bespaart? Een licentiereview duurt een halve dag en geeft direct inzicht in de optimalisatiemogelijkheden.
